Política de privacidad

Última actualización: 22 de junio de 2026.

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través del sitio web ortalegal.com y de los canales de contacto vinculados a OrtaLegal es:

• Titular: Andres Felipe Orta Valencia
• Nombre comercial: OrtaLegal
• Domicilio profesional: Calle Méndez Álvaro 20, 28045 Madrid
• Email: contacto@ortalegal.com
• Teléfono: 624 432 707

OrtaLegal presta servicios de extranjería, gestión administrativa, apoyo técnico-jurídico para personas migrantes y servicios jurídicos vinculados a Colombia, con atención online y atención presencial en Madrid con cita previa.

2. Ámbito de esta política

Esta Política de privacidad se aplica a los datos personales tratados a través de esta web, formularios de contacto, solicitudes de llamada, reserva y cancelación de citas, comunicaciones por correo electrónico, teléfono, WhatsApp u otros canales habilitados por OrtaLegal.

Cuando el usuario acceda a servicios externos enlazados desde la web, como WhatsApp, mapas, plataformas de correo, redes sociales u otros sitios de terceros, el tratamiento que realicen dichos terceros se regirá por sus propias políticas y condiciones.

3. Datos personales que podemos tratar

OrtaLegal solo solicita los datos necesarios para atender la consulta, valorar el servicio solicitado, gestionar el contacto o prestar el encargo que, en su caso, sea contratado.

3.1. Datos enviados mediante formularios de la web

Cuando utilizas el formulario de contacto o solicitud de llamada, podemos tratar:

• Nombre y apellidos o nombre indicado por el usuario.
• Prefijo telefónico, país asociado al prefijo y número de teléfono.
• Dirección de correo electrónico.
• Tipo de trámite o servicio solicitado.
• Mensaje o consulta enviada.
• Página, servicio o contexto desde el que se envía el formulario.
• Fecha y hora de envío.
• Dirección IP asociada al envío.
• Confirmación de lectura o aceptación de la Política de privacidad.
• Datos técnicos mínimos vinculados a medidas antispam, validación del formulario y seguridad.

Si utilizas el formulario de Renovación Extraordinaria 2027, OrtaLegal podrá tratar el nombre, apellidos, email, teléfono opcional, prefijo telefónico si se facilita teléfono, fecha y hora de inscripción, aceptación de privacidad, dirección IP, navegador y datos técnicos necesarios para validar el email mediante código de 6 dígitos, prevenir altas falsas, bloquear usos abusivos y tramitar, en su caso, una baja verificada.

Los datos personales de esta lista pueden almacenarse cifrados en una carpeta privada del servidor. El servidor conserva únicamente la clave pública necesaria para cifrar nuevas inscripciones; la clave privada necesaria para descifrar la lista se mantiene fuera del hosting.

Si utilizas el formulario de reserva de cita, OrtaLegal podrá tratar nombre y apellidos, email, teléfono, nacionalidad cuando sea necesaria para orientar la consulta de extranjería, tipo de consulta, fecha y hora solicitada, mensaje breve, aceptación de privacidad, dirección IP transformada mediante hash, navegador transformado mediante hash y registros técnicos de auditoría vinculados a la solicitud. Si usas el sistema de cancelación, podrán tratarse la referencia de cita, el email facilitado y los datos técnicos imprescindibles para verificar y registrar la cancelación. Estos formularios no deben usarse para enviar DNI/NIE, pasaporte, dirección postal, documentos, datos de salud ni información especialmente sensible.

Los datos personales de reserva de cita pueden almacenarse cifrados en base de datos y los eventos relevantes pueden quedar registrados en un sistema de auditoría cifrado, tanto en MySQL como en ficheros privados del servidor, con la finalidad de gestionar la cita, su confirmación, cancelación o reprogramación, prevenir abusos y conservar trazabilidad técnica ante incidencias o responsabilidades.

3.2. Datos enviados por email, teléfono, WhatsApp u otros canales

Si contactas por correo electrónico, teléfono, WhatsApp u otro canal, OrtaLegal podrá tratar los datos que facilites por ese medio, incluyendo datos identificativos, datos de contacto, contenido de la consulta, archivos, imágenes, documentos o información necesaria para atender la solicitud.

3.3. Datos vinculados a servicios o encargos

Si finalmente solicitas o contratas un servicio, OrtaLegal podrá tratar información adicional necesaria para estudiar, preparar, presentar o gestionar el asunto encargado. Según el trámite, esta información puede incluir:

• Datos identificativos y de contacto.
• Documentación de identidad, pasaporte, NIE, TIE, certificados, resoluciones o comunicaciones administrativas.
• Datos de nacionalidad, residencia, situación administrativa o migratoria.
• Datos familiares, de convivencia, empadronamiento, pareja, matrimonio, descendientes o ascendientes, cuando sean necesarios para el trámite.
• Datos laborales, académicos, económicos, fiscales o bancarios, cuando sean necesarios para el servicio solicitado.
• Datos incluidos en documentos aportados voluntariamente por el cliente o usuario.
• Datos relativos a procedimientos, expedientes, requerimientos, recursos, comunicaciones administrativas o actuaciones relacionadas.

3.4. Datos especialmente protegidos o sensibles

En una primera consulta no debe enviarse información especialmente sensible si no es imprescindible. No obstante, en determinados trámites de extranjería, residencia, arraigo, reagrupación familiar, protección internacional, recursos, autorizaciones o expedientes administrativos, el usuario puede aportar voluntariamente documentos que contengan datos especialmente protegidos o información delicada.

Estos datos solo se tratarán cuando sean pertinentes, necesarios y proporcionados para valorar o gestionar la solicitud, defender los intereses del usuario, cumplir obligaciones legales o atender el encargo solicitado. En todo caso, se tratarán con confidencialidad reforzada y limitando el acceso a las personas o entidades que deban intervenir en la gestión del asunto.

3.5. Datos técnicos de navegación y seguridad

La web puede tratar datos técnicos básicos necesarios para su funcionamiento, seguridad y prevención de abuso, como dirección IP, fecha y hora de acceso, navegador, sistema operativo, páginas visitadas, registros del servidor, intentos de envío de formularios o incidencias técnicas.

Estos datos no se utilizan para elaborar perfiles comerciales ni para publicidad personalizada.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán tratarse para las siguientes finalidades:

• Responder a consultas recibidas a través de la web o de otros canales de contacto.
• Contactar con el usuario por teléfono, email o WhatsApp cuando lo haya solicitado o cuando sea necesario para atender su consulta.
• Valorar el trámite, servicio o situación planteada por el usuario.
• Gestionar solicitudes de cita previa, disponibilidad de agenda, confirmaciones, cancelaciones, reprogramaciones, comunicaciones asociadas y trazabilidad mínima de seguridad.
• Gestionar comunicaciones previas a una posible contratación o encargo.
• Preparar, gestionar, documentar y prestar el servicio contratado, si finalmente existe encargo.
• Realizar actuaciones administrativas, documentales, técnicas o jurídico-administrativas vinculadas al servicio solicitado.
• Gestionar presupuestos, encargos, facturación, pagos, justificantes, contabilidad y obligaciones fiscales o administrativas.
• Enviar comunicaciones estrictamente relacionadas con la consulta, el trámite, el expediente o el servicio solicitado.
• Gestionar la inscripción voluntaria en la lista informativa de Renovación Extraordinaria 2027, verificar el email facilitado, enviar avisos relacionados con dicha campaña y permitir la baja verificada de la lista.
• Prevenir usos abusivos del formulario, spam, envíos automatizados, intentos de fraude o ataques contra la web.
• Mantener la seguridad, integridad y disponibilidad de la web, del correo y de los sistemas utilizados.
• Atender incidencias, reclamaciones, requerimientos, responsabilidades legales o solicitudes de ejercicio de derechos.

OrtaLegal no utiliza los datos enviados por el formulario para enviar publicidad masiva, newsletters no solicitadas, comunicaciones comerciales ajenas a la solicitud del usuario ni campañas de perfilado publicitario.

5. Base jurídica del tratamiento

La base jurídica dependerá de la finalidad concreta del tratamiento:

5.1. Atención de consultas y solicitudes

La base principal es la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el propio usuario cuando contacta para recibir información, solicitar una llamada, reservar o cancelar una cita, valorar un servicio o plantear una consulta.

5.2. Prestación de servicios o encargos

Cuando el usuario contrata o encarga un servicio, la base jurídica es la ejecución de la relación contractual o profesional correspondiente, así como la gestión de las actuaciones necesarias para prestar el servicio solicitado.

5.3. Cumplimiento de obligaciones legales

Determinados datos pueden tratarse para cumplir obligaciones legales, fiscales, contables, administrativas, de conservación documental, colaboración con administraciones públicas o atención de requerimientos legalmente procedentes.

5.4. Seguridad, prevención de abuso y defensa de reclamaciones

El tratamiento de datos técnicos, registros de envío, dirección IP, medidas antispam, evidencias de aceptación, comunicaciones e incidencias puede basarse en el interés legítimo de OrtaLegal en mantener la seguridad de la web, evitar usos fraudulentos, proteger sus sistemas, acreditar actuaciones y defenderse frente a reclamaciones.

5.5. Consentimiento

En los casos en que un tratamiento dependa del consentimiento del usuario, este se solicitará de forma expresa, clara e independiente cuando sea necesario. El usuario podrá retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado antes de su retirada.

La inscripción en la lista informativa de Renovación Extraordinaria 2027 se basa en la solicitud voluntaria del usuario y en la aceptación expresa de la Política de privacidad. El usuario puede darse de baja en cualquier momento mediante el sistema de baja verificada disponible en la propia página.

5.6. Tratamiento de datos sensibles cuando sea necesario

Cuando el asunto requiera tratar datos especialmente protegidos o información sensible aportada por el usuario, el tratamiento se realizará únicamente cuando resulte necesario para valorar, preparar, ejercer o defender la solicitud, derecho, interés legítimo o posición jurídica del usuario, o cuando exista una obligación legal o base habilitante aplicable.

6. Carácter obligatorio de los datos

Los campos marcados como obligatorios en los formularios son necesarios para poder atender la solicitud. Si no se facilitan esos datos, OrtaLegal no podrá responder correctamente, contactar con el usuario o valorar el servicio solicitado.

El usuario debe facilitar información veraz, actualizada y suficiente. Si aporta datos de terceras personas, declara contar con base legítima para hacerlo y se compromete a informarles cuando corresponda.

7. Confidencialidad y secreto profesional

La información recibida por OrtaLegal será tratada con confidencialidad. Cuando la consulta, comunicación o encargo esté vinculado a una actividad profesional sujeta a deber de secreto, se aplicará la confidencialidad reforzada propia de dicha actividad y de la normativa profesional que resulte aplicable.

El acceso a los datos se limitará a las personas, proveedores, colaboradores o entidades que deban intervenir en la atención de la consulta, prestación del servicio, gestión administrativa, soporte técnico, cumplimiento legal o defensa de derechos.

8. Destinatarios y comunicaciones de datos

OrtaLegal no vende datos personales ni los cede a terceros con fines comerciales.

Podrán acceder a los datos, cuando sea necesario y de forma proporcionada:

• Proveedores de alojamiento web, correo electrónico, mantenimiento, seguridad, soporte técnico o servicios informáticos.
• Proveedores de comunicaciones, telefonía, mensajería, correo electrónico o WhatsApp utilizados para atender solicitudes.
• Colaboradores profesionales, asesores, gestores, traductores, intérpretes, procuradores, abogados u otros profesionales cuando deban intervenir en el asunto.
• Administraciones públicas, oficinas de extranjería, registros, organismos oficiales, juzgados, tribunales, notarias, entidades certificadoras u otras entidades competentes cuando sea necesario para el trámite solicitado o exista obligación legal.
• Profesionales, autoridades, entidades u organismos ubicados en Colombia u otros países fuera del Espacio Económico Europeo cuando el asunto solicitado lo requiera y resulte necesario para ejecutar el encargo, defender derechos o cumplir instrucciones del usuario.
• Entidades bancarias, proveedores de pago, asesoría fiscal o contable, cuando exista relación económica, facturación o contratación.
• Autoridades o terceros legitimados cuando sea necesario para atender una obligación legal, requerimiento, reclamación o defensa de derechos.

Cuando un proveedor actúe como encargado del tratamiento, deberá tratar los datos conforme a las instrucciones de OrtaLegal y con las garantías exigidas por la normativa aplicable.

9. Uso de WhatsApp y otros canales externos

La web puede incluir enlaces para contactar por WhatsApp, email o teléfono. El uso de estos canales es voluntario.

Si el usuario decide comunicarse por WhatsApp u otro servicio externo, sus datos también podrán ser tratados por el proveedor de dicho servicio conforme a sus propias condiciones y políticas. OrtaLegal tratará la información recibida por esos canales únicamente para atender la consulta, gestionar comunicaciones relacionadas o prestar el servicio solicitado.

Se recomienda no enviar documentación especialmente sensible por canales no indicados expresamente para ello. Cuando sea necesario aportar documentación completa, OrtaLegal podrá indicar el canal más adecuado en función del asunto.

10. Recursos externos y datos técnicos

La web puede cargar recursos técnicos externos necesarios para mostrar determinados elementos, como mapas, librerías, estilos o funcionalidades de contacto. Estos recursos pueden implicar conexiones con servidores de terceros y la comunicación de datos técnicos básicos, como dirección IP, navegador, fecha y hora de la conexión o página desde la que se solicita el recurso.

OrtaLegal no utiliza estos recursos con finalidad publicitaria, analítica ni de perfilado comercial. Puedes consultar información complementaria en la Política de cookies.

11. Transferencias internacionales

Con carácter general, los datos recogidos por la web se gestionan desde España o desde proveedores ubicados en el Espacio Económico Europeo, sin finalidad de transferencia internacional para publicidad, analítica o perfilado comercial.

No obstante, cuando el servicio solicitado implique actuaciones, consultas, reclamaciones, trámites, documentos o gestiones relacionadas con Colombia u otros países situados fuera del Espacio Económico Europeo, podría ser necesario comunicar determinados datos a profesionales, entidades, autoridades, organismos, plataformas o destinatarios ubicados fuera de la Unión Europea.

Esa comunicación solo se realizará cuando resulte necesaria para ejecutar el encargo solicitado, defender derechos, gestionar el asunto, cumplir obligaciones legales o seguir instrucciones del propio usuario. OrtaLegal procurará limitar la información transferida a lo estrictamente necesario y aplicar las garantías que resulten exigibles conforme a la normativa de protección de datos aplicable.

Determinados servicios tecnológicos, herramientas de comunicación, proveedores externos o servicios utilizados voluntariamente por el usuario, como WhatsApp u otros servicios de terceros, también pueden implicar tratamientos internacionales conforme a sus propias condiciones y garantías.

12. Plazo de conservación

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recogidos y, posteriormente, durante los plazos necesarios para atender obligaciones legales o posibles responsabilidades.

• Consultas que no deriven en contratación: durante el tiempo necesario para atender la solicitud y realizar un seguimiento razonable. Con carácter general, hasta 12 meses, salvo que exista una incidencia, reclamación o responsabilidad pendiente.
• Servicios o encargos contratados: durante la vigencia de la relación profesional o contractual y, después, durante los plazos legales de conservación, prescripción de responsabilidades, obligaciones fiscales, contables, administrativas o documentales que resulten aplicables.
• Datos de facturación, pagos y contabilidad: durante los plazos exigidos por la normativa fiscal, contable o mercantil aplicable.
• Comunicaciones y documentación del expediente: durante el tiempo necesario para prestar el servicio, acreditar actuaciones, atender responsabilidades o defender derechos.
• Registros técnicos y de seguridad: durante el tiempo necesario para mantener la seguridad de la web, investigar incidencias, prevenir abusos o acreditar el correcto funcionamiento de los sistemas.
• Lista informativa de Renovación Extraordinaria 2027: hasta la finalización de la campaña informativa o hasta que el usuario solicite la baja. En caso de baja, los datos identificativos podrán eliminarse o mantenerse bloqueados de forma limitada, conservando únicamente la evidencia técnica mínima necesaria para acreditar la baja y evitar nuevas comunicaciones no solicitadas.
• Reservas de cita: las solicitudes pendientes no confirmadas podrán eliminarse o anonimizarse cuando dejen de ser necesarias, orientativamente a los 90 días. Las citas confirmadas, canceladas, rechazadas, reprogramadas o realizadas podrán conservarse durante un plazo orientativo de 12 meses para gestión interna, trazabilidad, seguridad, atención de incidencias y defensa frente a posibles responsabilidades. Si existe reclamación, incidencia o deber legal de conservación, los datos podrán bloquearse durante el plazo que resulte aplicable.
• Copias locales por error de envío: si el formulario no puede enviar correctamente una solicitud, la web puede generar una copia local protegida para diagnóstico. Esa copia deberá revisarse y eliminarse cuando deje de ser necesaria para resolver la incidencia o atender la solicitud.

Cuando los datos ya no sean necesarios para la finalidad principal, podrán mantenerse bloqueados durante los plazos legalmente exigibles para la atención de posibles responsabilidades, quedando restringido su acceso a esos fines.

13. Seguridad de los datos

OrtaLegal aplica medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación indebida o uso no autorizado.

Entre otras medidas, la web incorpora:

• Validación de formularios y limitación de campos obligatorios.
• Protección frente a envíos automatizados mediante campo antispam no visible para usuarios legítimos.
• Token de seguridad CSRF para reducir el riesgo de envíos no autorizados.
• Cifrado de datos personales en el módulo de reservas cuando esté activo, hashes técnicos para búsqueda/control y auditoría cifrada de eventos relevantes.
• Control de sesión técnica para el funcionamiento seguro del formulario.
• Restricción de acceso a carpetas técnicas o de almacenamiento local protegidas.
• Uso de proveedores técnicos y de comunicaciones necesarios para la prestación del servicio.
• Cifrado de los registros de la lista de Renovación Extraordinaria 2027 mediante clave pública, manteniendo la clave privada fuera del hosting compartido.
• Validación de email por código temporal y bloqueo de intentos abusivos en los formularios de alta y baja de dicha lista.

Ningún sistema conectado a internet puede garantizar una seguridad absoluta. Por ello, se recomienda no enviar documentación especialmente sensible en la primera toma de contacto si no resulta imprescindible.

14. Derechos de los usuarios

El usuario puede ejercer, en los casos y con el alcance previsto por la normativa, los siguientes derechos:

• Acceso: saber qué datos personales trata OrtaLegal.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Supresión: solicitar la eliminación de los datos cuando proceda.
• Oposición: oponerse a determinados tratamientos basados en interés legítimo.
• Limitación: solicitar que el tratamiento quede limitado en determinados supuestos.
• Portabilidad: recibir los datos en formato estructurado cuando sea aplicable.
• Retirada del consentimiento: retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en esta causa, sin afectar a la licitud del tratamiento previo.

Para ejercer estos derechos, puedes escribir a contacto@ortalegal.com, indicando el derecho que deseas ejercer y aportando la información necesaria para identificar razonablemente la solicitud. Si existen dudas razonables sobre tu identidad, OrtaLegal podrá solicitar información adicional para evitar accesos indebidos a datos de terceros.

15. Reclamación ante la autoridad de control

Si consideras que tus datos no han sido tratados correctamente, puedes contactar previamente con OrtaLegal para intentar resolver cualquier incidencia.

También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, a través de su sitio web oficial www.aepd.es.

16. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

OrtaLegal no adopta decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre el usuario ni elabora perfiles comerciales a partir de los datos enviados mediante la web.

17. Menores de edad

La web no está dirigida específicamente a menores de edad. Si una consulta afecta a una persona menor de edad, deberá realizarla su representante legal o una persona legitimada para actuar en su nombre.

En trámites familiares, de reagrupación, residencia, autorizaciones o procedimientos que afecten a menores, OrtaLegal podrá tratar los datos del menor únicamente cuando sean necesarios para el asunto solicitado y con las garantías correspondientes.

18. Recomendaciones al enviar información

Para una primera toma de contacto, envía solo la información necesaria para explicar tu situación. No envíes documentos completos, datos de salud, antecedentes, información económica detallada u otros datos sensibles si no son imprescindibles en ese momento.

Cuando sea necesario aportar documentación completa para estudiar o gestionar un asunto, OrtaLegal podrá indicar el canal adecuado y la información concreta que debe facilitarse.

19. Actualización de esta política

OrtaLegal podrá modificar esta Política de privacidad para adaptarla a cambios legales, técnicos, organizativos o de funcionamiento de la web. La versión vigente será siempre la publicada en esta página.